Bei meinen Überlegungen zu der Frage, was ursächlich ist für das Entstehen von Arbeitsrückständen, ist mir heute klar geworden, dass ein “Zuviel an Entscheidungsfreiheit” wesentlich dazu beitragen kann.

Ich bin immer wieder fasziniert von der Logistik in (gut funktionierenden) Restaurantküchen. Dort werden die Bestellungen vom Grundsatz her so abgearbeitet, wie sie durch den Kellner übermittelt werden. Es gibt in der Küche nicht die Freiheit zu sagen “Nö, Wiener Schnitzel mach ich nicht so gerne. Der Gast kann warten, bis ich andere, angenehmere Bestellungen zubereitet habe…”. Dies würde innerhalb kürzester Zeit zu absolutem Chaos führen. Ganz zu schweigen von den Gästen, die, am gleichen Tisch sitzend, ihre Speisen zu ganz unterschiedlichen Zeiten erhalten würden.
Was auch nicht vorkommt, ist die Tatsache, dass am Ende des Arbeitstages noch Bestellungen offen sind und der Gast dann bis morgen warten müsste. Die Arbeit eines Tages wird an einem Tag erledigt.

Ich spürt, worauf ich hinaus will: Rückstände können praktisch dann nicht entstehen, wenn eine klare Regelung existiert, wann und in welcher Reihenfolge (z.B. 5-Gänge-Menü) die Dinge zu erledigen sind.
Genau diese Regelungen existieren allerdings z.B. bei vielen “Schreibtischtätern” und anderen kreativ Tätigen nicht – et voila: Rückstände sind vorprogrammiert…

Demnach muss es also darum gehen, diese Entscheidungsfreiheit, wann was zu tun ist, sinnvoll einzuschränken. Aber wie soll diese Einschränkung funktionieren? Gehen wir nochmal in die Restaurantküche. Erstes Kriterium ist der Zeitpunkt, wann die Bestellung eingeht. Danach wartet die Küche auf ein Zeichen des Kellners, wann der zweite Gang fertiggestellt werden muss, usw.

Demnach arbeiten Restaurantküchen – grob gesprochen – nach dem FIFO-Prinzip: First in, first out.

Allerdings sind sicherlich noch viele andere Kriterient denkbar, welche die Entscheidungsfreiheit einschränken:

• Priorität
  Dies ist ein ganz klassisches Auswahlkriterium, wenn es um die Frage geht, was als Erstes zu tun ist. Die Praxis zeigt allerdings, dass Priorität, so plausibel dies erscheinen mag, als einziges Kriterium oft nicht geeignet ist, die Aufgaben zeitnah zu erledigen und Rückstände zu vermeiden.
• Heute gebracht, morgen gemacht
  Dies ist ein Prinzip, was in aller Ausführlichkeit durch Mark Forster in seinem Buch “Do it tomorrow” (engl.) beschrieben wird
  
  Er geht davon aus, dass im Schnitt jeden Tag soviele ToDos erledigt werden müssen, wie “eingehen”. Aus diesem Grund schlägt er vor, dass wir täglich alle Aufgaben, die am Vortag eingegangen sind erledigen. Auf diese Weise können keine Rückstände entstehen. Er nutzt damit das Konzept der “closed List” (geschlossene Liste) welche nach seiner Auffassung deutlich weniger Widerstände provoziert, als eine ewig lange offene Liste.
• Kontext
  Der Ort an dem wir uns befinden oder die Arbeitsmittel, die uns zur Verfügung stehen können ebenfalls eine Entscheidungshilfe sein, wenn es darum geht, die jetzt zu erledigende Aufgabe auszuwählen. Dieses Konzept – Ihr habt es schon erraten ist das Herzstück von David Allens “Getting things done” (gtd). Auch hierzu existiert ein Buch des “Erfinders”, in dem er ausführlich die Art und Weise beschreibt, wie er die Aufgaben vom Tisch bekommt.  GTD ist wahrscheinlich das derzeit am meisten genannte System der Aufgabenerledigung. Das Ganze ist relativ komplex und hat für viele da draußen fast schon Religionsstatus. An dieser Stelle nur so viel: Der Kontext ist das Erste zu prüfende Kriterium für die Aufgabenauswahl. Es folgen weitere, wie die zur Verfügung stehende Zeit, der Energielevel usw. bis irgendwann, aber erst ziemlich am Ende der Liste auch die Priorität als Kriterium auftaucht.

Mit Sicherheit gibt es viele weitere denkbare Kriterien, die geeignet sind, die Entscheidungsfreiheit einzugrenzen. Ich möchte hier an dieser Stelle keine Präferenz aussprechen sondern erst noch mal ganz bewusst den Vergleich anstellen. Eins scheint klar. Am Ende wird es sicherlich die Kombination mehrerer Kriterien sein, die wirksam ist. Ich werde Euch dazu auf dem Laufenden halten, was bei mir funktioniert.

So viel erstmal von dieser Erkenntnis

Frohes Schaffen

Euer
Michael

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Dieses Mal will ich meinen Rückständen zu Leibe rücken in kleinen und machbaren Mikroschritten, die gar nicht in den Verdacht kommen können, mich einschüchtern zu wollen. Der Berg der Rückstände ist nicht klein, deshalb stellt sich wieder die Frage, wie ich aus der Riesenaufgabe einen Kieselstein mache, d.h. den kleinsten Schritt in Richtung des großen Zieles (alle Rückstände sind abgearbeitet), der noch Wirkung erzielt.

Zu diesem Zweck erscheint es mir am Einfachsten, eine bestimmtes Zeitpensum (eine Zeitbox) zu definieren innerhalb derer ich mich um meine Rückstände und eben nur darum kümmern möchte. Eine sehr schöne Ausarbeitung dieser Technik, die time boxing genannt wird, nennt sich “Pomodoro-Technik“. Ein Bild das sich auf den Kurzzeitmesser in Form einer Tomate (Pomodoro) für die Küche bezieht. Und weil der Urheber dieser Technik (Francesco Cirillo) 25 Minuten für eine gute Größe einer Zeitbox hält, will ich dies auch mal so übernehmen.

Hier also die Beschreibung meines Kieselsteins:

• Jeden Morgen zum Tagesstart arbeite ich ausschließlich an meinem Rückständen
• Die Zeitdauer hierfür lege ich auf 25 Minuten (1 Pomodoro) fest
• Ich arbeite nach dem Prinzip “lifo” (last in first out), d.h die aktuelleren Rückstände werden zuerst erledigt.
• Das Abarbeiten der Rückstände erfolgt nach dem gleich Prinzip wie das Leeren des Eingangskorbes:
  • wegwerfen
  • sofort erledigen
  • zur baldigen Erledigung notieren (nozbe.com) und ablegen
  • ablegen

Auch hier werde ich wieder während 5 Arbeitstagen genau beobachten und schriftlich festhalten was mit mir (und dem Kieselstein) passiert.

Das wars für dieses Mal.

Es grüßt Euch
Euer
Michael

Ob wir aufschieben oder was schaffen hängt ganz wesentlich von dem “Modus” ab in den wir uns selbst versetzen!

Wir alle kennen das: Wenn wir im Büro sitzen und erst mal angefangen haben, im Internet zu surfen (manche sagen auch: Nach wichtigen Informationen suchen), dann kann es manchmal Stunden dauern, bis wir uns wieder daran erinnern, was wir eigentlich zu tun haben….

…meine Theorie hierzu: Wir sind nicht wirklich faul sondern wir haben uns schlicht in den falschen Modus versetzt (in dem Fall in den Surf-Modus) und dann den Schalter zum Umschalten in den “Schaff-Modus” nicht mehr gefunden. Wenn das so stimmt, dann müsste es umgekehrt ja möglich sein, dass wir uns in einen produktiven Modus versetzen, der es dann seinerseits erschwert, aufzuschieben oder sonstige Dinge zu tun, die jetzt nicht an der Reihe sind…?!?

Ob diese Modus-Theorie stimmt müsste die Praxis zeigen. Bei mir war es nun aber diese Woche so, dass die Praxis bei meinem Kieselstein Nr. 1 funktioniert hat – die Theorie habe ich erst danach entwickelt.

Nochmal kurz zur Erinnerung: Ich wolle täglich meinen Eingangskorb leeren, d.h. alle Papiere, die sich am Vortag dort angesammelt haben auf die ein oder andere Weise abarbeiten. Abarbeiten hieß sofort erledigen oder zur baldigen Erledigung notieren und in bis dahin an geeigneter Stelle ablegen. Und siehe da: Dies hat wunderbar funktioniert, ohne dass es besonders anstrengend gewesen wäre. Ich bin sehr selten auf die Idee gekommen, etwas anderes zu tun und wenn, dann dann wollte ich immer relativ schnell wieder zurück zu meinem Kieselstein!

Nun denn, das war also ein super Einstieg und jetzt wird es höchste Zeit, dass ich meinen nächsten Kieselstein suche. Doch davon später mehr…

Euer
Michael

• alle im Verlauf des Tages eingehenden “Papiere” werden unbearbeitet in den Eingangskorb (Inbox) gelegt.

• Anrufe und mündlich vorgetragene Anliegen werden notiert (1 Blatt pro Anruf/Anliegen). Diese Notizblätter kommen ebenfalls in die Inbox

• Zum Tagesstart werden die Posteingänge des Vortages wie folgt abgearbeitet:
  • Wegwerfen – nicht benötigtes Zeug wird einfach weggeworfen
  • Erledigen – was einigermaßen schnell geht wird erledigt
  • Erfassen – was nicht erledigt werden kann wird erfasst, soweit sich daraus eine Tätigkeit ergibt (bei mir geschieht dies in der GTD-Software Nozbe)
  • Ablegen – alle Papiere werden, soweit sie aufbewahrt werden müssen entsprechend aufgeräumt (= abgelegt)
• der Eingangskorb wird auf diese Weise einmal täglich vollständig geleert – INBOX ZERO

• Der E-Mail-Posteingang ist NICHT Bestandteil dieses Kieselsteines

An 5 aufeinander folgenden Tagen werde ich ganz genau beobachten, wie es mir mit diesem Kieselstein geht und schriftlich meine Erfahrungen damit festhalten – positive und negative. Nachdem ich mich 5 Tage lang voll auf den Kieselstein konzentriert habe, kommt für diesen die nächste Stufe der Kieselstein-Technik. Dazu später mehr.Das wars mal für heute.

Es grüßt Euch

Euer
Michael