Der erste Kieselstein ist erfolgreich platziert. Es wird Zeit den zweiten zu legen!

Dieses Mal will ich meinen Rückständen zu Leibe rücken in kleinen und machbaren Mikroschritten, die gar nicht in den Verdacht kommen können, mich einschüchtern zu wollen. Der Berg der Rückstände ist nicht klein, deshalb stellt sich wieder die Frage, wie ich aus der Riesenaufgabe einen Kieselstein mache, d.h. den kleinsten Schritt in Richtung des großen Zieles (alle Rückstände sind abgearbeitet), der noch Wirkung erzielt.

Zu diesem Zweck erscheint es mir am Einfachsten, eine bestimmtes Zeitpensum (eine Zeitbox) zu definieren innerhalb derer ich mich um meine Rückstände und eben nur darum kümmern möchte. Eine sehr schöne Ausarbeitung dieser Technik, die time boxing genannt wird, nennt sich “Pomodoro-Technik“. Ein Bild das sich auf den Kurzzeitmesser in Form einer Tomate (Pomodoro) für die Küche bezieht. Und weil der Urheber dieser Technik (Francesco Cirillo) 25 Minuten für eine gute Größe einer Zeitbox hält, will ich dies auch mal so übernehmen.

Hier also die Beschreibung meines Kieselsteins:

• Jeden Morgen zum Tagesstart arbeite ich ausschließlich an meinem Rückständen
• Die Zeitdauer hierfür lege ich auf 25 Minuten (1 Pomodoro) fest
• Ich arbeite nach dem Prinzip “lifo” (last in first out), d.h die aktuelleren Rückstände werden zuerst erledigt.
• Das Abarbeiten der Rückstände erfolgt nach dem gleich Prinzip wie das Leeren des Eingangskorbes:
  • wegwerfen
  • sofort erledigen
  • zur baldigen Erledigung notieren (nozbe.com) und ablegen
  • ablegen

Auch hier werde ich wieder während 5 Arbeitstagen genau beobachten und schriftlich festhalten was mit mir (und dem Kieselstein) passiert.

Das wars für dieses Mal.

Es grüßt Euch
Euer
Michael

Tags: Pomodoro-Technik, Rückstände, timeboxing

Ich habe nun eine Woche des Selbstversuches “Kieselstein-Technik” hinter mich gebracht und das ist hierbei die wichtigste Erkenntnis:

Ob wir aufschieben oder was schaffen hängt ganz wesentlich von dem “Modus” ab in den wir uns selbst versetzen!

Wir alle kennen das: Wenn wir im Büro sitzen und erst mal angefangen haben, im Internet zu surfen (manche sagen auch: Nach wichtigen Informationen suchen), dann kann es manchmal Stunden dauern, bis wir uns wieder daran erinnern, was wir eigentlich zu tun haben….

…meine Theorie hierzu: Wir sind nicht wirklich faul sondern wir haben uns schlicht in den falschen Modus versetzt (in dem Fall in den Surf-Modus) und dann den Schalter zum Umschalten in den “Schaff-Modus” nicht mehr gefunden. Wenn das so stimmt, dann müsste es umgekehrt ja möglich sein, dass wir uns in einen produktiven Modus versetzen, der es dann seinerseits erschwert, aufzuschieben oder sonstige Dinge zu tun, die jetzt nicht an der Reihe sind…?!?

Ob diese Modus-Theorie stimmt müsste die Praxis zeigen. Bei mir war es nun aber diese Woche so, dass die Praxis bei meinem Kieselstein Nr. 1 funktioniert hat – die Theorie habe ich erst danach entwickelt.

Nochmal kurz zur Erinnerung: Ich wolle täglich meinen Eingangskorb leeren, d.h. alle Papiere, die sich am Vortag dort angesammelt haben auf die ein oder andere Weise abarbeiten. Abarbeiten hieß sofort erledigen oder zur baldigen Erledigung notieren und in bis dahin an geeigneter Stelle ablegen. Und siehe da: Dies hat wunderbar funktioniert, ohne dass es besonders anstrengend gewesen wäre. Ich bin sehr selten auf die Idee gekommen, etwas anderes zu tun und wenn, dann dann wollte ich immer relativ schnell wieder zurück zu meinem Kieselstein!

Nun denn, das war also ein super Einstieg und jetzt wird es höchste Zeit, dass ich meinen nächsten Kieselstein suche. Doch davon später mehr…

Euer
Michael

Tags: Aufschieberitis, Produktivität

Es ist soweit: Ich beginne heute damit meinen ersten öffentlichen Kieselstein zu platzieren. Ganz bewusst und auch, um die Kieselstein-Technik in Theorie und Praxis auszuarbeiten.Es geht um die Regeln für das Leeren (und voherige Füllen) meines Eingangskorbes. Der Begriff “inbox zero” wurde durch den wohlbekannten Blogger Merlin Mann geprägt und besonders in einem fantastischen Video beschrieben. Merlin bezieht sich auf die E-Mail-Inbox, während es mir bei meinem Kieselstein um den “analogen” Eingangskorb geht – den mit dem echten Papier drin…Dann will ich also mal ganz konkret beschreiben, worum es bei diesem Kieselstein geht:

• alle im Verlauf des Tages eingehenden “Papiere” werden unbearbeitet in den Eingangskorb (Inbox) gelegt.

• Anrufe und mündlich vorgetragene Anliegen werden notiert (1 Blatt pro Anruf/Anliegen). Diese Notizblätter kommen ebenfalls in die Inbox

• Zum Tagesstart werden die Posteingänge des Vortages wie folgt abgearbeitet:
  • Wegwerfen – nicht benötigtes Zeug wird einfach weggeworfen
  • Erledigen – was einigermaßen schnell geht wird erledigt
  • Erfassen – was nicht erledigt werden kann wird erfasst, soweit sich daraus eine Tätigkeit ergibt (bei mir geschieht dies in der GTD-Software Nozbe)
  • Ablegen – alle Papiere werden, soweit sie aufbewahrt werden müssen entsprechend aufgeräumt (= abgelegt)
• der Eingangskorb wird auf diese Weise einmal täglich vollständig geleert – INBOX ZERO

• Der E-Mail-Posteingang ist NICHT Bestandteil dieses Kieselsteines

An 5 aufeinander folgenden Tagen werde ich ganz genau beobachten, wie es mir mit diesem Kieselstein geht und schriftlich meine Erfahrungen damit festhalten – positive und negative. Nachdem ich mich 5 Tage lang voll auf den Kieselstein konzentriert habe, kommt für diesen die nächste Stufe der Kieselstein-Technik. Dazu später mehr.Das wars mal für heute.

Es grüßt Euch

Euer
Michael

Tags: gtd, inbox

Viele von uns kennen sicherlich dieses garstige Gefühl: Vieles haben wir uns vorgenommen, Vieles probiert aber nur Weniges ist wirklich geglückt. Wir wollten regelmäßig Sport treiben – jetzt reicht´s nur noch für Extreme-Couching. Wir wollten abnehmen – irgendwie sabotiert uns die Anzeige der Waage. Wir wollten zu Hause mal so richtig ausmisten – jetzt halten wir das Chaos schon fast für den Normalzustand. Wir wollten weniger vor der Glotze sitzen – das neue Heimkino-System muss sich aber auch rechnen…Die Liste ließe sich unendlich fort führen und jeder der dies liest könnte sicherlich ohne weiteres Nachdenken fünf weitere Beispiele anführen. 
Das Problem ist, dass wir uns irgendwann selbst nicht mehr leiden können, weil wir spüren, dass wir uns mehr und mehr selbst belügen. Dabei haben wir uns doch so angestrengt, waren bereit, riesige Opfer zu bringen – trotzdem Fehlanzeige…Statt noch tiefer in Selbstzweifeln zu versinken, habe ich mir überlegt, ob es daran liegen könnte, dass genau diese geballte Willpower und dieser grenzenlose Anfangs-Enthusiasmus vielleicht gar nicht das ist, was wirklich funktioniert. Vielleicht gehe ich falsch an die Sache heran. Die negative Erfolgsstatistik würde jedenfalls dafür sprechen. Ich glaube nämlich nicht daran, dass mit mir etwas nicht in Ordnung ist oder dass ich schlicht zu faul bin, etwas zu erreichen….!!! 
Und da ich schon immer großen Spaß am Experimentieren und am Spielen hatte,  hab ich mir überlegt, die Herangehensweise einfach mal in ihr Gegenteil zu verkehren. An Stelle einer anfänglichen Riesenanstrengung (”Ab sofort wird alles anders…”) setze ich quasi eine “Mikro”-Veränderung – die kleinste denkbare Veränderung in einer Sache, die noch Wirkung erzielt. Wie ein kleiner Kieselstein, der in Gesellschaft mit anderen den Lauf des Flusses ebenso verändern kann, wie der große Felsblock. Mit dem entscheidenden Unterschied: Den Kieselstein können wir ganz ohne Mühe tragen und an der richtigen Stelle platzieren. Den Felsblock lassen wir – noch  bevor er zum Fluss gebracht ist – mehrmals fallen und geben schließlich entmutigt auf. 
So viel kann ich jetzt schon zu meinem “Selbstversuch” sagen: Es macht großen Spaß, und da einem diese Mikro-Schritte wirklich locker von der Hand gehen, ist die Motivation, weiter zu machen ungleich höher. Und dennoch habe ich das Gefühl etwas zu erreichen! Keine Angst, ich werde nicht so vage bleiben. In weiteren Beiträgen, die in Kürze folgen, weiter ich Euch mehr erzählen über meine Kieselstein-Technik – in Theorie und in Praxis.  
Bis dahin bleibe ich 
Euer
Michael